Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Moravika, česká eventová a zážitková společnost zaměřená na společenské akce, soukromé oslavy, tematické večery a interaktivní programy, v jejichž rámci může být offline poker zařazen jako jedna z mnoha zábavních aktivit.

Moravika vystupuje jako správce osobních údajů ve smyslu platné legislativy, zejména Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejících předpisů České republiky. To znamená, že určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za jejich bezpečné a transparentní nakládání.

2. Rozsah shromažďovaných údajů

Shromažďujeme pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro zodpovězení vašich dotazů, přípravu nabídek, plánování akcí a poskytování našich zážitkových služeb. Typicky se jedná o tyto kategorie údajů:

• Identifikační údaje – jméno a příjmení, případně název společnosti a funkce.
• Kontaktní údaje – e‑mailová adresa, telefonní číslo a případně korespondenční adresa.
• Údaje související s poptávkou – typ akce, předpokládaný počet účastníků, preferovaný termín a místo konání, specifické požadavky na program či zážitky.
• Údaje z komunikace – obsah e‑mailové nebo telefonické komunikace, interní poznámky k organizaci akce, historie poptávek a rezervací.
• Technické údaje – údaje o používání webu (např. IP adresa, typ zařízení, anonymizované statistiky návštěvnosti), které získáváme zejména prostřednictvím cookies; podrobnosti najdete v dokumentu Zásady používání souborů cookies.

Osobní údaje o citlivé povaze (např. údaje o zdravotním stavu) standardně nevyžadujeme ani cíleně neshromažďujeme. Pokud by výjimečně bylo nutné takové údaje zohlednit například z důvodu bezpečnosti programu, budeme je zpracovávat pouze v nejnutnějším rozsahu a v souladu s platnou legislativou.

3. Účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje využíváme pouze k jasně vymezeným, legitimním a transparentním účelům, které souvisejí s poskytováním našich služeb v oblasti eventů a zábavních zážitků:

• Odpověď na dotazy a poptávky – abychom vás mohli kontaktovat s upřesněním požadavků, zaslat vám nabídku programu nebo reagovat na vaše otázky ohledně našich služeb.
• Organizace akcí a zážitků – pro plánování, koordinaci a realizaci společenských a zábavních akcí, včetně rezervací, harmonogramu, rozdělení aktivit (například interaktivních her nebo offline pokeru jako zábavní formy) a zajištění plynulého průběhu celé události.
• Správa smluvních vztahů – k uzavření a plnění smluv, vystavení potvrzení, faktur a související účetní agendy.
• Vylepšování služeb a webu – pro analýzu anonymizovaných nebo pseudonymizovaných dat o používání našich webových stránek a služeb, abychom mohli zlepšovat uživatelskou zkušenost a nabídku programů.
• Marketingová komunikace na základě souhlasu – pokud nám dáte souhlas, můžeme vám zasílat novinky o připravovaných zážitcích, tematických programech či speciálních nabídkách prostřednictvím e‑mailu nebo jiných kontaktních kanálů.
• Plnění právních povinností – pro vedení účetnictví, uchovávání daňových dokladů a plnění dalších povinností uložených právními předpisy.

Vaše osobní údaje nevyužíváme k žádným formám cíleného profilování v oblasti hazardu, sázení nebo podobných činností. Offline poker, který může být součástí našich programů, je pojímán výhradně jako společenská a zábavní aktivita bez zaměření na finanční výhry.

4. Právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme vždy na základě některého z právních důvodů stanovených právními předpisy. Nejčastěji jde o následující právní základy:

• Plnění smlouvy a jednání před uzavřením smlouvy – zpracování je nezbytné pro přípravu a realizaci vámi poptávaných akcí, včetně komunikace o podmínkách spolupráce a zajištění samotného zážitkového programu.
• Oprávněný zájem správce – například pro základní přímý marketing vůči stávajícím klientům, ochranu práv a oprávněných nároků společnosti Moravika nebo pro interní statistiky a reporty v anonymizované či pseudonymizované podobě.
• Souhlas subjektu údajů – pro zasílání newsletterů, marketingových sdělení nebo pro určité formy online sledování (například marketingové cookies), které nejsou nezbytné pro fungování webu. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat.
• Plnění právních povinností – například při vedení účetních a daňových záznamů nebo při spolupráci s orgány veřejné moci v rozsahu vyžadovaném zákonem.

Vždy vás informujeme o tom, zda je poskytnutí údajů dobrovolné nebo nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy. Pokud některé údaje nepotřebujeme, nevyžadujeme je.

5. Způsob zpracování a doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme jak v elektronické, tak v omezeném rozsahu i v listinné podobě. Dbáme na to, aby s vašimi údaji pracovaly pouze oprávněné osoby vázané povinností mlčenlivosti.

Při zpracování osobních údajů uplatňujeme následující zásady:

• Minimalizace údajů – shromažďujeme pouze údaje nezbytné pro daný účel.
• Přesnost a aktuálnost – údaje průběžně aktualizujeme na základě vaší komunikace a požadavků.
• Omezené uložení – údaje uchováváme pouze po dobu nutnou k naplnění účelu, pro který byly získány, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy.

Orientační doby uchovávání jsou následující:

• Údaje k poptávkám a rezervacím – po dobu trvání komunikace a následně zpravidla až 3 roky od uskutečnění poslední akce, pokud neexistuje jiný právní důvod pro delší uchování.
• Účetní a daňové doklady – po dobu stanovenou právními předpisy (typicky 5–10 let).
• Marketingové účely na základě souhlasu – do odvolání souhlasu, nejdéle však po dobu uvedenou v textu souhlasu.
• Technické a analytické údaje – dle nastavení cookies a právních požadavků, blíže viz Zásady používání souborů cookies.

Po uplynutí příslušných lhůt jsou osobní údaje bezpečně vymazány, anonymizovány nebo dále uchovávány pouze v rozsahu nezbytném pro uplatnění právních nároků.

6. Předávání osobních údajů třetím stranám

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu předávány pouze prověřeným partnerům a poskytovatelům služeb, kteří se podílejí na přípravě a realizaci vašich zážitků nebo nám pomáhají s provozem firmy a webu. Vždy dbáme na to, aby tito partneři dodržovali vysoký standard ochrany osobních údajů.

Typicky může jít o tyto subjekty:

• Dodavatelé eventových služeb – například poskytovatelé prostor, technického vybavení či moderátorů a animátorů, pokud je nutné sdílet vybrané kontaktní nebo organizační údaje pro hladký průběh akce.
• IT a hostingoví poskytovatelé – provozovatelé serverů, e‑mailových nástrojů a dalších technologií potřebných pro běh našich systémů.
• Účetní a daňoví poradci – v rozsahu nezbytném pro vedení účetnictví a plnění právních povinností.
• Právní poradci a orgány veřejné moci – v případě, kdy je to nutné k ochraně našich práv nebo na základě zákonných požadavků.

Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, pokud pro daný přenos nejsou zajištěny odpovídající záruky ochrany podle GDPR. Nepředáváme osobní údaje třetím stranám k jejich samostatným marketingovým účelům bez vašeho výslovného souhlasu.

7. Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte řadu práv, která respektujeme a aktivně podporujeme. Své žádosti můžete uplatnit prostřednictvím kontaktů uvedených v závěru tohoto dokumentu.

• Právo na přístup – máte právo získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, obdržet jejich kopii a informace o způsobu zpracování.
• Právo na opravu – pokud jsou vaše údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění.
• Právo na výmaz – v určitých případech můžete požadovat vymazání svých osobních údajů, zejména pokud již nejsou potřebné pro daný účel, odvolali jste souhlas nebo byly zpracovávány protiprávně.
• Právo na omezení zpracování – máte právo požadovat omezení zpracování, například po dobu, kdy je ověřována přesnost údajů nebo posuzována oprávněnost vašich námitek.
• Právo na námitku – v případě zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku, a my zpracování ukončíme, pokud nepřevažují naše závažné oprávněné důvody.
• Právo na přenositelnost údajů – máte právo získat vybrané osobní údaje v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci.
• Právo odvolat souhlas – pokud zpracování vychází z vašeho souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.
• Právo podat stížnost – pokud se domníváte, že s vašimi údaji nenakládáme v souladu s právními předpisy, máte právo obrátit se na dozorový orgán, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Vaše žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od jejich obdržení. Ve složitějších případech může být tato lhůta prodloužena o další dva měsíce, o čemž vás vždy předem informujeme.

8. Zabezpečení osobních údajů

Ochrana osobních údajů je nedílnou součástí našich interních procesů. Využíváme kombinaci technických a organizačních opatření, která mají za cíl zabránit neoprávněnému přístupu, ztrátě nebo zneužití vašich údajů.

Mezi hlavní opatření patří například:

• bezpečné uložení elektronických dat na serverech s řízeným přístupem,
• šifrovaná komunikace (např. HTTPS) při přenosu dat přes internet,
• omezení přístupových práv pouze na osoby, které údaje nezbytně potřebují pro svou práci,
• pravidelná aktualizace systémů a kontrola bezpečnostních nastavení,
• školení spolupracovníků v oblasti ochrany osobních údajů a bezpečné práce s daty.

Přestože se snažíme používat přiměřené a moderní postupy zabezpečení, žádný způsob elektronického přenosu nebo ukládání dat nemůže být zcela bez rizika. V případě, že bychom zaznamenali incident, který může mít vliv na vaše práva a svobody, postupujeme v souladu s právními předpisy a v případě potřeby vás o situaci informujeme.

9. Děti a ochrana osobních údajů

Naše služby jsou zaměřeny především na dospělé klienty a firemní zákazníky, kteří organizují společenské a zážitkové akce. Součástí programů však mohou být také mladiství účastníci, zejména u rodinných nebo komunitních akcí.

Při práci s osobními údaji dětí a mladistvých uplatňujeme následující zásady:

• osobní údaje dětí shromažďujeme pouze v rozsahu nezbytném pro zajištění bezpečného průběhu akce (například jméno pro účely koordinace programu),
• v případě, že je to nutné, vyžadujeme souhlas zákonného zástupce,
• nepoužíváme údaje dětí k přímému marketingu ani k vytváření profilů,
• při aktivitách náročnějších na zodpovědnost (například interaktivní programy s prvkem hry, jako je offline poker v čistě zábavní podobě) klademe důraz na jasná pravidla, dohled dospělých a přizpůsobení obsahu věku účastníků.

Pokud zjistíme, že jsme omylem získali osobní údaje dítěte v rozsahu, který není přiměřený povaze akce nebo bez potřebného souhlasu, přijmeme kroky k jejich bezpečnému odstranění.

10. Kontaktní údaje pro uplatnění práv

V případě jakýchkoli dotazů k této Politice ochrany osobních údajů nebo pokud chcete uplatnit některé ze svých práv, můžete se na nás obrátit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže nebo využít formulář na stránce Kontakt.

Pokud se domníváte, že vaše žádost nebyla vyřízena v souladu s právními předpisy, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, web: www.uoou.cz.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány, aby odrážely změny v našich službách nebo v právních požadavcích. Aktuální verze je vždy k dispozici na této stránce.